Quién aprobó qué, y cuándo.
Una revisión envía archivos del proyecto por un flujo de trabajo: una cadena ordenada de pasos de aprobación con aprobadores definidos. Agrega documentos, carpetas, scripts o plantillas, y los aprobadores de cada paso aprueban o rechazan cada elemento. El resultado queda estampado en el archivo y guardado en su historial.
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Qué puedes hacer
Flujos de trabajo con pasos ordenados
Un flujo de trabajo define los aprobadores de cada paso, miembros o grupos, y si basta una aprobación o deben aprobar todos. Una revisión conserva los pasos con los que empezó aunque el flujo se edite después.
Documentos, carpetas, scripts y plantillas en una misma revisión
Agrega documentos sueltos, una carpeta completa, scripts completados y plantillas publicadas. Cada documento queda fijado en su versión actual, y una revisión admite hasta 500 elementos.
Aprueba o rechaza con un motivo
Selecciona un elemento para previsualizar su versión fijada y decidir debajo. Aprobar admite un comentario opcional; rechazar exige un motivo. Marca varios elementos y decide sobre ellos de una vez.
Una cola con lo que te espera
La insignia de Revisiones en la barra lateral cuenta los elementos que esperan tu decisión y se actualiza en vivo. Filtra la lista con Pendientes de mí y comparte una vista filtrada como enlace.
Reenvía después de los cambios
Un elemento rechazado se corrige y se reenvía: el contenido actual queda fijado y una nueva ronda empieza desde el primer paso. Las rondas anteriores quedan en el historial del elemento.
El resultado viaja con el documento
En Documentación, los archivos muestran el estado de revisión por el que pasaron, y la lista de archivos se filtra por estado de aprobación. El estado de un documento sigue a su revisión; no se define a mano.
Cómo lo usa un equipo
- 1
Un administrador del proyecto crea los flujos de trabajo en la página de Flujos del proyecto: los pasos, los aprobadores de cada uno y si deben aprobar uno o todos.
- 2
Control documental crea una revisión, elige el flujo, agrega los documentos o una carpeta completa y la inicia. Los aprobadores del primer paso reciben una notificación.
- 3
Cada aprobador abre la revisión, previsualiza la versión fijada y aprueba o rechaza, un elemento o una selección a la vez.
- 4
Los elementos rechazados se corrigen y se reenvían; los aprobados pasan al siguiente paso hasta que el último aprueba.
- 5
Cuando no queda nada en revisión, la revisión se cierra. Cada decisión, comentario y ronda queda en la línea de tiempo del elemento.
En más detalle
Estado y línea de tiempo de cada elemento
Cada elemento muestra En revisión, Aprobado, Rechazado o Retirado, con un indicador de su paso en la cadena. Su historial lista quién decidió qué, en qué paso, cuándo y con qué comentario, en cada ronda.
Cambios después del envío
Un ícono de advertencia marca un elemento cuyo contenido cambió después de enviarse. Los aprobadores pueden seguir decidiendo sobre la versión fijada, o el elemento se reenvía para poner la última versión en revisión.
Cerrar, cancelar, retirar
Una revisión se cierra cuando no queda nada en revisión, y una revisión cerrada no se puede reabrir. Cancelar retira lo que sigue pendiente, y un elemento suelto se puede retirar para que el resto continúe. Los elementos liberados pueden ir a otra revisión.
Notificaciones
Los aprobadores reciben aviso cuando los elementos llegan a su paso, quien los envió cuando se deciden, y quien creó la revisión cuando se cierra, por la campana, email o notificación en el teléfono según la configuración de cada persona.
La guía completa, paso a paso
La misma ayuda que muestra la app, publicada aquí: cada pantalla, cada campo, cada permiso.
Preguntas
Solo los aprobadores definidos en el paso actual del elemento, directamente o a través de un grupo. Los administradores del proyecto con el permiso de anulación pueden decidir en cualquier paso.
No. Mientras un documento está en una revisión activa, esa revisión lo retiene. Una vez decidido, su estado solo cambia con una nueva ronda: reenvíalo en la misma revisión o envíalo por una nueva.
Sí. Los scripts completados y las plantillas publicadas se agregan como documentos, pasan por los mismos pasos y el resultado queda estampado en el script. Un script reabierto después del envío debe completarse y reenviarse primero.
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