Minutas escritas, acciones seguidas.
Una reunión es una hoja de puntos numerados: información, decisiones y acciones. Cada punto se vincula a los registros de los que trata, desde assets e issues hasta RFIs, documentos, scripts, revisiones y actividades del planner, y cada acción abierta de cada reunión cae en una sola tabla.
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Qué puedes hacer
Puntos numerados: información, decisiones, acciones
Escribe el asunto de un punto, elige Información, Decisión o Acción y escribe debajo lo que se dijo. Agrupa los puntos en secciones como Eléctrica o Documentación, y arrastra un punto para reordenarlo o moverlo a otra sección.
Asistentes de dentro y de fuera del proyecto
Los miembros del proyecto se eligen del directorio; un contratista o el cliente sin cuenta se escribe por nombre, con empresa y email opcionales. Marca a cada uno como Presente, Ausente o Solo en copia.
Acciones con responsable y fecha límite
Cada acción tiene una persona o grupo responsable, una fecha límite y un estado: Abierta, En espera o Cerrada. La persona asignada puede cambiar su estado aunque no tenga permiso de edición, así el trabajo sigue entre reuniones.
Acciones abiertas de todas las reuniones
La página Acciones abiertas lista cada acción pendiente de todas las reuniones que puedes ver, primero las atrasadas con la cantidad de días de atraso. Fíltrala con Asignadas a mí o Solo vencidas, y haz clic en una fila para abrir su reunión.
Vincula puntos a assets, issues, RFIs y documentos
Un solo buscador encuentra issues, assets, RFIs, documentos, scripts, actividades del planner y revisiones a la vez. Los registros vinculados se muestran como chips, y el formulario del asset y el diálogo del issue listan cada reunión donde se habló de ese registro.
Emite las minutas, conserva cada revisión, da seguimiento
Emitir minutas bloquea el texto como revisión 1 y notifica a los asistentes. Reabre con un motivo para corregirlas y la siguiente emisión se guarda como revisión 2 junto a la primera. Siguiente reunión copia el título, las secciones, los asistentes y cada acción abierta a la reunión siguiente.
Cómo lo usa un equipo
- 1
Antes de la reunión, quien la preside la crea con su fecha, asistentes y puntos de agenda; el PDF del borrador se imprime con marca de agua Borrador y sirve de agenda.
- 2
Durante la reunión, quien toma la minuta escribe cada punto, lo marca como información, decisión o acción, y define quién es responsable y para cuándo.
- 3
Los puntos se vinculan al issue, asset o RFI del que tratan, así cada registro muestra las reuniones donde se habló de él.
- 4
Después de la reunión, quien la preside emite las minutas; los asistentes con cuenta reciben la notificación y la revisión queda guardada.
- 5
La semana siguiente, Siguiente reunión arrastra los asistentes, las secciones y las acciones abiertas, y la página Acciones abiertas muestra qué sigue atrasado.
En más detalle
Revisiones guardadas
El menú Versiones lista cada revisión con quién la emitió y por qué se corrigió. Abre una para verla tal como quedó, compárala punto por punto con la revisión anterior o descarga esa revisión exacta como PDF.
Las acciones arrastradas conservan su número
Una acción levantada en la reunión 2 como 2.4 sigue siendo 2.4 en todas las reuniones posteriores, con lo que dijeron de ella las reuniones anteriores. La copia que queda en la reunión anterior se congela y se marca Arrastrada a la reunión N; la acción se actualiza en la reunión más reciente.
Reuniones privadas y el PDF
Una reunión privada solo la ven quien la creó y los asistentes que son miembros del proyecto; los propietarios y administradores no son la excepción. El PDF de una reunión emitida imprime su revisión guardada, en el idioma y la zona horaria del proyecto, así la misma revisión siempre da el mismo PDF.
El asistente y las reuniones
Pregúntale al asistente qué te falta de las reuniones de obra, pídele que lea las minutas de una reunión, que cree la siguiente reunión de una serie, que convierta tus notas en puntos de una vez o que cierre una acción. Emitir, reabrir y borrar minutas queda en manos de una persona.
La guía completa, paso a paso
La misma ayuda que muestra la app, publicada aquí: cada pantalla, cada campo, cada permiso.
Preguntas
Al hacer clic en Siguiente reunión, cada acción que sigue Abierta o En espera se copia a la reunión siguiente con su número original y el historial de lo que dijeron las reuniones anteriores. La página Acciones abiertas la sigue mostrando hasta que se cierra.
Sí. Un contratista o el cliente se escribe por nombre, con empresa y email opcionales, y se marca Presente, Ausente o Solo en copia. Los asistentes con cuenta reciben una notificación cuando se emiten las minutas.
Sí. Haz clic en Reabrir e indica el motivo; la reunión vuelve a borrador y la siguiente emisión se guarda como una revisión nueva junto a la anterior, así nada se sobrescribe. Solo la reunión más reciente de una serie se puede reabrir.
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